Wat is Agile?

Agile staat voor wendbaar, lenig en flexibel. Een manier van denken, werken en organiseren waarbij gericht op een gesteld doel, snel en effectief wordt ingespeeld op veranderingen in de buitenwereld opdat een optimaal resultaat wordt verkregen. Een manier van werken die
in 2001 tot stand kwam binnen de softwareontwikkeling. Het is een manier van werken die ik in de commerciële ouderenzorg heb toegepast om een organisatie tot bloei te laten komen op het gebied van gewaardeerde klantgerichte dienstverlening. Door deze werkwijze werd deze organisatie ook een inspirerende werkplek voor medewerkers omdat zij hun talenten breed konden inzetten.

Waarom is omgevingsgerichtheid zo belangrijk?

Omgevingsgerichtheid is voor iedereen die een doel wil bereiken van belang. Het voorkomt een tunnelvisie. Door aandacht te geven aan dat wat er in de omgeving gebeurt, leer je valkuilen ontdekken en te zien waar kansen voor het oprapen liggen. Dagelijks tijd vrijmaken
om goed te luisteren naar degenen die werken in de uitvoering, is essentieel. Zij zijn degenen die dagelijks te maken krijgen met problemen in de praktijk. Zij zijn degenen die in direct contact staan met klanten en dus veel horen en zien. Ook het regelmatig op een strategisch punt in de organisatie stilstaan en de tijd nemen om te observeren wat er gebeurt op die plek, geeft verrassende inzichten. Regelmatig de tijd nemen voor onderzoek naar de essentie van eigen denken en handelen ten opzichte van iemand met een ander perspectief of een andere benaderingswijze, vergroot de kans dat je het beoogde resultaat verkrijgt.

Het Model van Stacey

Het model van Stacey dat binnen Agile gebruikt wordt geeft inzicht in de mate van complexiteit van de huidige situatie en context. Met dit inzicht kan worden bepaald welke methode van aanpak en ondersteuning ingezet wordt om een optimaal resultaat te verkrijgen. Is de situatie simpel dan kun je volstaan met een ‘instructeur’ die instructies geeft. Is de situatie gecompliceerd dan heb je een goed plan nodig. Het is dan van belang dat je een expert, een specialist of consultant inzet.
Hoe onzekerder de situatie, hoe groter het belang om goed zicht te hebben op de aard van het probleem. Het uitdetailleren van het probleem is dan belangrijker dan het hebben van een uitgedetailleerd plan. Immers hoe onzekerder de situatie hoe vaker plannen moeten worden aangepast. Het al lerend stappen zetten richting het beoogde doel levert bij onzekere situaties meer op dan vasthouden aan een vooropgesteld plan. Hierbij kan een coach behulpzaam zijn die de leidinggevende verduidelijkende vragen stelt en aangeeft wat hij opmerkt. Is de situatie extreem onzeker dat je kun spreken van een crisis dan is sterk leiderschap nodig van een crisisteam waarin alle (bedrijfs-)onderdelen in zijn vertegenwoordigd. Een team welke zich er op richt om stap voor stap het probleem op te lossen. Hierbij kan een mentor voor de leider van grote waarde zijn. Met een mentor kan de leider zijn denken en handelen op basis van kansen en bedreigingen bespreken, voordat hij deze inzet. Het model van Stacey is breed toepasbaar. Zowel in het bedrijfsleven als in het bereiken van persoonlijke doelen en het kiezen van ondersteuning om deze doelen te bereiken.

Klaar is klaar.

Een belangrijk aspect binnen Agile is dat je kleine stappen zet op weg naar het gestelde doel. Is een stap klaar, dan hoeft deze niet meer heroverwogen te worden. De afronding van tussenstappen worden gevierd. Bijkomend voordeel van het vieren van de afronding van tussenstappen is dat iedereen die deel neemt aan het proces, alert blijft. Ook de noodzakelijke feedback wordt hiermee naar voren wordt gehaald. Gevolg is dat het beoogde doel veel makkelijker wordt gehaald volgens de oorspronkelijke planning. Het eindresultaat
is hierdoor vaak kwalitatief veel beter en grootser dan vooraf kon worden voorgesteld.
Feedbackvragen bij het afronden van tussenstappen kunnen zijn: Kan het niet anders? Als dit kan, kan dat dan ook? Wat is de benodigde investering? De Agile-aanpak gaat er ook van uit dat indien er een extra activiteit of doelstelling wordt toegevoegd, dit automatisch er toe leidt dat er ook een activiteit of doel moet worden afgehaald. Dit om te voorkomen dat het proces in omvang steeds verder groeit en niet op tijd het gestelde  eindresultaat is bereikt. Maximaliseer wat je niet doet. Maximeer wat je niet doet lijkt een raar uitgangspunt doch veel bedrijfsprocessen kunnen eenvoudiger gemaakt worden door anders te gaan denken en door betere afstemming tussen de met verbonden processen. Daarnaast hebben we allemaal de neiging om zaken zelf af te willen handelen of zelf uit te proberen. Sta je er alleen voor dan kun je jezelf de vraag stellen; kan iemand anders het beter en /of in kortere tijd realiseren? Zeker indien die ander het goedkoper én kwalitatief even goed of beter doet dan jij, dan kan de activiteit beter worden uitbesteed. Werk je samen dan is het goed om steeds weer af te vragen: wat kan ik uitbesteden? Managementassistenten die mij ondersteunden als bestuurder hebben mij veel werk uit handen genomen. Bijvoorbeeld het beantwoorden van mijn zakelijke email. Het is een kwestie van vertrouwen hebben en goede onderlinge afstemming. Zowel het werk van de managementassistent als dat van mij als bestuurder werd hierdoor inspirerender en effectiever. Als bestuurder kon ik mij nog beter focussen op zaken waarvoor ik was aangenomen. Mijn managementassistente wist van de hoed en de rand en kon daardoor zelfstandig adequaat en efficiënt zaken afhandelen Dus maximaliseer wat je niet doet. Ook dat is een van de kenmerken van Agile.

Wat ga ik anders doen?

Dat is de vraag die je jezelf stelt om de situatie te verbeteren als iets fout is gegaan in het proces. Het gaat er dus niet om wie de fout heeft gemaakt. Het gaat erom dat de oorzaak van gemaakte fouten goed worden geanalyseerd zodat er van geleerd wordt. Dat is een
belangrijke gedachte binnen Agile. Het gevoel van schuld trekt de energie omlaag terwijl zoeken hoe het beter kan leidt tot het behoud van een hoge energie en tot een beter resultaat. Het gaat in de Agile denkwijze om de beste oplossing in het hier en nu én het gaat
om de preventie naar de toekomst.

Agile manifest

Het Manifest spreekt van een aantal duidelijk omschreven waarden.
Een eerste waarde die toegepast wordt is het belang dat ieder elkaar begrijpt. Dat individuele aandacht en interacties prioriteit hebben boven processen en tools.
Een tweede waarde is dat resultaten prioriteit krijgen boven documentatie.
Een derde waarde is dat samenwerken met de klant gaat boven contractonderhandelingen. Elkaar gelukkig maken is dus belangrijker dan de juridische afspraken in het geval dat het niet goed gaat.
Een vierde waarde die Agile nastreeft is dat het reageren op verandering prioriteit heeft boven het volgen van een plan. Dat wil niet zeggen dat je geen plan nodig hebt.
Je hebt een plan nodig om er van af te wijken naar aanleiding van de omstandigheden. Mijn eigen ervaringen bij het maken van grote bloemdecoraties voor evenementen (een van mijn hobby’s) is dat ik een plan maak – een soort architectonisch ontwerp- en dan precies uitreken wat ik aan bloemen, groen en materialen nodig heb. Echter als alles klaar staat om tot uitvoering over te gaan en ik de ruimte en de materialen aanvoel, dan wijk ik meestal voor een deel af van mijn aanvankelijke plan en wordt het eindresultaat veel creatiever, fraaier en grootser.

Tijd

De Agile werkwijze geeft aan dat tijd je vriend is. Tijd lost ook dingen op. Hoe complexer de omgeving en hoe sneller veranderingen elkaar opvolgen, hoe essentiëler het is dat je actief stappen zet. Door het zetten van stappen doe je ervaring op. Door het opdoen van ervaring, leer en transformeer je. Actief stappen zetten betekent niet dat je moet gaan rennen om iets snel op te lossen. Het betekent eerder dat je eerst vol aandacht onderzoeken wat van belang is. Dat je onderzoekt wat van toegevoegde waarde is om vervolgens stap voor stap de
benodigde tijd neemt om te komen tot het beoogde doel.
Met dit artikel over de Agile-werkwijze, heb ik een tip van de sluier opgelicht over een beproefde succesvolle werkwijze om te komen tot een optimaal resultaat. De Agile aanpak wordt toegepast in organisaties. Ze kan ook in het persoonlijk leven worden geïmplementeerd om een beter resultaat te krijgen op het gebied van werk, relatie, gezondheid en financiën.